Всеукраїнська громадська організація «Інститут бюджету та соціально-економічних досліджень» (ВГО «ІБСЕД»), неприбуткова організація, що не є платником ПДВ та податку на прибуток, оголошує конкурс на відбір Координатора проєктів для забезпечення ефективної організації діяльності польових експертів у рамках проєкту за фінансування UNICEF з удосконалення бюджетування, орієнтованого на потреби дітей у громадах.
Проєкт спрямований на сприяння вдосконаленню бюджетних процесів, що відповідають інтересам дітей у громадах. Він охоплює 25 територіальних громад в дев’яти регіонах України та триватиме з вересня 2024 року по лютий 2026 року.
Основні обов’язки Координатора проєктів
- Координація роботи команди: забезпечення необхідної підтримки та зв’язок між експертами та іншими членами команди для ефективного виконання завдань проєкту.
- Організаційна підтримка:
- Відповідає за підготовку та організацію зустрічей, тренінгів та інших заходів у рамках проєкту.
- Координує логістику (резервування місць, забезпечення транспортом, супровід документів).
- Комунікація та звітування: Регулярне оновлення інформації щодо прогресу проєкту, відповіді на запити, підготовка протоколів після внутрішніх та зовнішніх зустрічей, забезпечення наявності чіткої документації для подальшого контролю.
- Адміністративна підтримка:
- Забезпечує адміністративне супроводження проєкту, включаючи планування робочого графіку, бронювання та підготовку матеріалів для зустрічей.
- Забезпечує своєчасне оформлення витратних документів та фінансової звітності, координує потреби у закупівлі.
Орієнтовна дата: з вересня 2024 року по лютий 2026 року.
Завдання Координатора проєктів
1. Планування та координація роботи команди:
Моніторинг та збір даних: Збір даних про прогрес реалізації проєкту, допомога у складанні звітів та оновленні даних для моніторингу. Відстеження виконання завдань за графіком, інформування Проджект Менеджера про будь-які затримки або відхилення.
Забезпечення підтримки експертів: Створення сприятливих умов для ефективної роботи експертів, вирішення логістичних або організаційних питань, пов’язаних з проєктною діяльністю.
Комунікація та зворотний зв’язок: Підтримання постійного зв’язку між експертами для узгодження поточних задач, обміну інформацією про виконану роботу, та координації наступних кроків. Організація регулярних нарад для обговорення проміжних результатів і можливих викликів. Комунікація із місцевими органами влади, партнерами, постачальниками та іншими зацікавленими сторонами.
2. Комунікація та звітування:
Підготовка протоколів за результатами внутрішніх та зовнішніх зустрічей, що відображають ключові рішення, заплановані дії та терміни виконання. Забезпечення документування всіх рішень для подальшого контролю виконання.
Забезпечення точності та актуальності документів, дотримання процедур.
Підготовка звітів про виконання проєкту відповідно до вимог донорів та керівництва.
Допомога з виконанням щоденних операційних завдань, забезпечення їх своєчасного виконання.
Контроль дотримання встановлених процедур та вимог щодо підзвітності та зворотного зв'язку від членів команди.
3. Управління персоналом
Набір і відбір персоналу: публікація вакансій, проведення співбесід та відбір кандидатів.
Адаптація нових співробітників: введення нових працівників в курс справ.
Оцінка ефективності роботи: оцінка результативності працівників, зворотний зв’язок.
Управління трудовими відносинами: підготовка трудових договорів, ведення кадрової документації.
Вимоги до кандидата
- Досвід роботи: бажано мати досвід у сфері управління проєктами, особливо в соціальних або громадських проєктах. Для студентів останніх курсів допускається досвід волонтерства чи стажування в організаціях, що займаються соціальними проєктами.
- Освіта: ступінь магістра та/або бакалавра або студент останніх курсів вищих навчальних закладів (бажано в галузі управління, соціальних наук, економіки чи суміжних спеціальностей).
- Навички управління персоналом: практичний досвід координації командної роботи чи організації заходів є бажаним. Студенти можуть представити досвід організації студентських подій, волонтерських проєктів чи участі в молодіжних ініціативах.
- Відмінні комунікаційні навички: здатність до налагодження ефективного зв’язку з членами команди та партнерами. Важливими є вміння презентувати інформацію, брати участь у командній роботі та координувати комунікацію між різними учасниками.
Термін: до лютого 2026 р.
Процедура подання заявок
Для участі в конкурсі просимо подати резюме листи до 28 серпня 2024 року. Відбір кандидатів буде проведено на основі поданих документів та відповідності зазначеним вимогам до посади.
Glyanec