Паспорти бюджетних програм затверджуються у місячний термін після прийняття місцевого бюджету спільним наказом фінансового управління та головного розпорядника бюджетних коштів. Копії паспорту відповідної бюджетної програми надаються розпоряднику коштів нижчого рівня.
Безсумнівно, моніторинг виконання бюджетних програм передбачає систематичний і періодичний аналіз реалізації бюджетних програм.
Власне моніторинг бюджетної програми проводиться на будь-який момент часу і представляє собою лише «часовий розріз», або статистичну фіксацію фактичних даних. При моніторингу ми нічого не порівнюємо, лише точно фіксуємо дані.
Таким чином, аналіз є своєрідним підсумком моніторингу та його сенсом. В свою чергу, дані аналізу використовуються для здійснення управлінської оцінки виконання програм.
Аналіз бюджетної програми означає співставлення планових і фактичних показників за такими напрямами:
- відповідність отриманих результатів інтересам замовників;
- відхилення показників результативності за певний період від планових показників і обґрунтування причин такого відхилення;
- рівень відповідності фактичних результативних показників запланованому рівню витрат на досягнення цих показників;
- рівень досягнення мети та виконання завдань бюджетної програми;
- відповідність поставлених завдань меті;
- відповідність результативних показників поставленим завданням.
Відповідальність за своєчасність подання, достовірність, зміст та повноту інформації бюджетного запиту несе головний розпорядник.
У разі несвоєчасного подання (взагалі неподання) бюджетного запиту на плановий рік, що є бюджетним правопорушенням, місцевий фінансовий орган, керуючись статтею 124 Бюджетного кодексу України може складати протокол про бюджетне правопорушення та застосовувати до головного розпорядника відповідні стягнення (Наказ Міністерства фінансів від 26.02.2002 № 129, зареєстрований у Мін’юсті від 01.03.2002 за № 213/6501).
Як свідчить досвід міст, які розробили програми енергозбереження, можливі два напрями.
Перший: приймається міська програма енергозбереження, в якій визначаються відповідальні управління за реалізацію завдань цієї програми за галузями.
Другий: приймається галузева програма розвитку, наприклад освіти, у якій окремим напрямом виділяється енергозбереження.
Таким чином, при прийнятті програм енергозбереження визначається відповідальне управління/відділ, яке буде виконувати дану програму (наприклад, управління ЖКГ) по всіх галузях та установах міста; в іншому випадку відповідальність за розробку та виконання програми енергозбереження покладається на головних розпорядників коштів, в мережі установ яких будуть здійснюватись заходи енергозбереження. При розробці програм енергозбереження обов’язковими є показники економії енергоносіїв.
Так, це інші завдання, плутанина виникає тому, що терміни дійсно однакові.
У Формі 2010-1 мова йде про Стратегічні завдання – свого роду оперативні (поточні, короткострокові) цілі головного розпорядника, які забезпечують досягнення великих стратегічних цілей. Це скоріше Заходи, що ведуть до виконання стратегічних цілей. Для кожної стратегічної цілі головному розпоряднику необхідно сформулювати, як правило, від двох до п’яти завдань, які в сукупності повинні охоплювати усі напрямки діяльності головного розпорядника.
Стратегічні завдання, про які йде мова, необхідно формувати, виходячи із пріоритетів розвитку головного розпорядника, закріплених у стратегічних документах.
Відповідно до наказу МФУ «Про затвердження інструкції про статус відповідальних виконавців бюджетних програм та особливості їх участі у бюджетному процесі» відповідальним виконавцем бюджетної програми є юридична особа в системі головного розпорядника, безпосередньо забезпечує виконання однієї або ряду бюджетних програм у системі головного розпорядника, має окремий рахунок та бухгалтерський баланс. Фізична особа не може бути відповідальним виконавцем. Таким чином, наприклад, школа-інтернат, яка є в мережі управління освіти та науки, має окремий рахунок та бухгалтерський баланс є відповідальним виконавцем бюджетної програми «Надання загальної середньої освіти загальноосвітніми школами-інтернатами для дітей-сиріт та дітей, які залишилися без батьківського піклування». В іншому випадку, і головним розпорядником і відповідальним виконавцем даної програми є управління освіти та науки.
Відповідальні виконавці подають головному розпоряднику на щоквартальній основі інформацію щодо виконання результативних показників, визначених паспортом бюджетної програми, та несуть відповідальність за достовірність поданої інформації. В свою чергу, головний розпорядник коштів здійснює зведення результативних показників виконання бюджетних програм та щоквартальне подання інформації до місцевих фінансових органів. Далі, місцеві фінансові органи на основі поданих головними розпорядниками даних формують квартальний (річний) звіт про виконання паспорта бюджетної програми та на основі квартальних звітів проводять моніторинг на аналіз виконання бюджетних програм, на основі річної звітності – здійснюють оцінку ефективності бюджетних програм.